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予測可能な受信Gmail添付ファイルの自動化

背景：私は小さな建設業で働いています。定期的に、請求書の添付/書き込みに使用するタイムシートをメールで受け取ります。

可能でしょうか

  1. タイムシートタイプの画像またはPDF添付ファイルを送信するメールにのみ、自動受信確認を送信します。

  2. 「タイムシート」や「ダウンロード済み」などの1つまたは2つの個別のラベルをGmailに付けます

  3. 特定のGoogleドライブフォルダに添付ファイルを送信します。

私が実際にやること

  1. メールに「タイムシート」として自動的にラベルを付けるGmailフィルターがあります。
  2. Gmailでto:[email protected] has:attachmentを検索します
  3. 次に、添付ファイルを見て、実際にタイムシートであることを確認します
  4. 次に、「受信済み」という1ワードのメール返信を送信します。
  5. ファイルを特定のGoogleドライブフォルダーにダウンロードします。
  6. 次に、メールに「ダウンロード済み」というラベルを付けます

私が試したり楽しんだりしたアイデア：

  • 特定のラベルが付いたすべての添付ファイルをGoogleドライブフォルダーにキャッシュするChromeアプリ。

    問題は、私がすでに請求している古いメールか、請求が必要な新しいメールかを区別できないことです。

  • 「＃time-sheets」などの件名行に特定の文字列を使用するように下請業者/従業員に依頼し、添付ファイルではなく特定のタイムシートで電子メールを識別しやすくします。

  • 下請け業者にタイムシートの代わりにGoogleフォームに情報を入力してもらい、スプレッドシートに入力して請求書を生成します。

    問題：従業員/下請け業者によって実行された作業を検証するために、タイムシートごとにビルダーの署名が必要です。*

  • PDFフォームと、HelloSign＆AcrobatのバージョンのようなWebサイトを使用します。

    問題：これらの作成方法をどこで学ぶべきか、または受け取った領収書を自動化し、PDFをGoogleドライブフォルダーに保管するという私の問題を適切に解決できるかどうか、本当にわかりません。

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1
Xzila

Gmailだけでそこに行くことができます。 IFTTTのようなものを追加すると、もう少し先に進むことができます。ただし、それはおそらくあなたが望むほどインテリジェントではなく、時折誤った一致が得られる可能性があることに注意してください。

これが私の見解です。

  1. タイムシートタイプの画像またはPDFの添付ファイルを送信するメールにのみ、自動受信確認を送信します。

「Canned Responses」Gmail Labをオンにする必要があります。応答テキスト（ "Received"）を使用して定型応答を作成します。

次に、フィルターを調整または作成します。

to:[email protected] has:attachment .pdf

これで、送信されたPDFファイルを取得できます。 （誰かが他の種類の添付ファイルを送信し、文字列「.pdf」をメッセージのどこかに挿入すると、誤った一致が得られる可能性があります。）

より多くのファイルタイプで一致させたい場合は、次のようなことができます

.png OR .jpg OR .gif OR .tiff OR .jpeg OR .tiff

アクションについては、「定型応答を送信する」を選択し、明らかに、以前に作成した定型応答を選択します。

  1. 「タイムシート」や「ダウンロード済み」など、1つまたは2つの個別のラベルでGmailにラベルを付けます（次の部分を読んでください）

2つの個別のラベルを持つフィルターを介してメッセージにラベルを付けるには、2つの個別のフィルターが必要です。あるフィルターの基準を他のフィルターにコピーするだけです。 （意欲的な場合は、フィルターをエクスポートし、結果のXMLを編集してから再インポートできます。）

  1. 特定のGoogleドライブフォルダに添付ファイルを送信します

IFTTTレシピを使えば簡単にできます。 Gmailチャンネルを使用すると、Gmail検索でトリガーでき、それを使用してGoogleドライブに保存できます。 レシピはこちら これはあなたがやりたいことと似ています。

問題は、これではおそらく十分ではないということです。

添付ファイルが実際のタイムシートであり、署名されていることを確認する必要があります。そのためには人間の介入が必要です。また、誰かがタイムシートではないPDFを送信すると、簡単に台無しになります。送信者にフィルターで使用できる件名に特定のキーワードを入力させることで少し改善できるかもしれませんが、それでも誤検出（キーワードを誤って使用する場合）またはfalseの可能性が十分にあります-ネガ（使用を忘れた場合）。

プロセスを自動化できるプロセスフローシステムを見つける必要があるかもしれませんが、それが質問の性質である場合は、このサイトの範囲外にあると思います。 （このサイトは、既に使用しているアプリに関する質問のためのものであり、アプリを見つけるのに役立ちませんto。

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ale

GmailへのGoogle Apps Script API を使用して、必要なものを概算できる場合があります。

（ただし、ワークフローアプリの使用を検討してください。おそらく Asana 、または Bugzilla 、または Google Sites Gadget 。）

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Jerry101