優れた受信トレイ管理方法を探しています
私は仕事のために1日に数百通の電子メールを受け取ります。多くは数日または数週間にわたる電子メールの会話の一部であるため、近い将来の参照用に必要になる可能性があるため、完全に削除するのは嫌です。その結果、受信トレイだけで何千もの電子メールがあり、そのほとんどはもはや関連性がありません。私はThunderbirdを使用しているので、いくつかの整理機能を利用できますが、本当に必要なのは、電子メール管理のための優れた全体的な方法論です。誰か提案がありますか？ありがとう！
Get Things Done（ [〜＃〜] gtd [〜＃〜] ）プロセスと組み合わせた「ゼロ受信ボックス」戦略のさまざまな解釈の組み合わせ。
- Self-Discipline：1日に数回だけ受信トレイを表示します-仕事を始めるとき、仕事を終える直前とその間に数回。
- メールファイルの編成：メールファイルに2つの「特別な」フォルダがあります：バスケットとsoft-trash。次に、プロジェクト/トピックのさまざまなサブフォルダーを含むフォルダーwork（および多分private）を作成します。
- Process：受信トレイを開くときはいつでも、すべてのメールを処理します。一番上から始めて、受信トレイがゼロになるまで終了しません。メールの量に応じて、空になるまで受信トレイを繰り返し確認します。
メールごとに可能なアクションは次のとおりです。
- メールボックスのゴミ箱にすぐに削除します（絶対にもう必要ないもの）
- soft-trashフォルダーに移動します（近い将来必要になる可能性があるもの）
- バスケットフォルダに移動します（残しておきたいもの）
- workまたはprivateフォルダーの下の専用フォルダーに移動します（保持したいもので、十分に重要なもの）
バスケットとworkの下の専用フォルダの違い
すべてをバスケットに入れて、検索機能を使用してみてください。ただし、グループ化して全体を表示できるようにしたい特定のトピック/プロジェクト/問題がある場合は、適切な名前のフォルダーに配置します。
basketフォルダーのもう1つのヒントは、メールアプリケーションによって異なりますが、拡張検索機能にタグを使用することです。
soft-trashフォルダをどうするか
soft-trashフォルダからメールを定期的に削除します。例： 3か月以上経過したメール。これにより、2日前に削除したメールが必要であることがわかったときに、一定量のバックログメールが表示されます。b/ cは二度と必要ないと思っていました...
Inbox Zero 戦略が本当に好きです。もちろん、多少の手間はかかりますが、メールの扱いが楽になるとは期待できませんね。
Inbox Zeroは、最良の答えを伝えます Manniが提案したように 。あなたがそのチェックアウトを終えた後 物事を成し遂げる：ストレスのない生産性の芸術（ペーパーバック）
それはあなたがあなたの新しく見つけた超能力を洗練するのを助けるでしょう
GTDプロセスを要約すると：
バケットを処理するときは、厳密なワークフローに従います。
- 上から始めます。
- 一度に1つのアイテムを扱います。
- 'in'に何も戻さないでください。
- アイテムにアクションが必要な場合は、one：
- それを行う（2分未満かかる場合）
- 委任する
- それを延期する
- アイテムにアクションが必要ない場合は、one：を実行します。
- 参照用にファイルする
- それを捨てる
- 後で可能なアクションのためにそれをインキュベートします
何かをするのに2分もかからない場合は、すぐに行う必要があります。 2分間のルールはガイドラインであり、アクションを正式に延期するのにかかるおおよその時間を含みます。
詳細については、 ウィキペディアの記事 を参照してください。
これは少し極端で整理されていませんが、私が時々行うことは（gMailで）「すべて選択」してから、重要なものを一瞥して選択を解除し、「アーカイブ」をクリックすることです。それは受信箱に重要なものだけを残します。
思ったよりも不要なメールがたくさんあるので、これは私にとって本当にうまくいきます。
いつものように、YMMV。
メールの整理をやめたのは、メールを台無しにしてメールが山積みになっているように感じたのですが、どのフォルダに入れているのかわからなかったため、探しているものが見つかりませんでした。 Outlook 2003を使用していますが、1日あたりのメッセージ数は30未満です。
これが私が今していることです：
- Googleデスクトップをインストールしたのは、他の何よりもメールを検索できるからです。
- 受信トレイに1か月分のメールを保存しています。その後、別のアーカイブに移動します。
- 使用しているフォルダはいくつかありますが、それらは主に、受信する自動メールと、よく参照するメール用です。これらのフォルダのほとんどには、電子メールをそのフォルダに自動的に配置し、受信トレイを完全にバイパスするルールが設定されています。
幸運を！